Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Zpracovatelem osobních údajů v rámci aplikace Zastupitelstva.cz je:

Správcem osobních údajů je vždy konkrétní obec či město, které službu Zastupitelstva.cz využívá. Společnost ADVANT systems, s.r.o. vystupuje v pozici zpracovatele osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 8 GDPR.

2. Účel zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány za účelem zajištění transparentnosti a dokumentace z veřejných zasedání zastupitelstva obce. Zpracování zahrnuje zejména:

• Převod zvukových záznamů z veřejných zasedání do textové podoby (transkripce)
• Sumarizaci obsahu zasedání
• Správu dokumentů a generování textů prostřednictvím nástrojů umělé inteligence

3. Kategorie osobních údajů

V rámci poskytování služby jsou zpracovávány následující kategorie osobních údajů:

• Identifikační a kontaktní údaje uživatelů a zastupitelů: jméno, příjmení, e-mailová adresa
• Osobní údaje zachycené na zvukových záznamech z veřejných zasedání (hlas, jméno, příjmení a jiné údaje třetích osob)

Subjekty údajů jsou zastupitelé, zaměstnanci správce, občané a třetí strany zachycené na záznamech z veřejných zasedání.

4. Právní základ zpracování

Zpracování osobních údajů je prováděno na základě čl. 6 odst. 1 GDPR, zejména:

• Čl. 6 odst. 1 písm. e) – zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu (zajištění transparentnosti veřejné správy)
• Čl. 6 odst. 1 písm. b) – plnění smlouvy mezi správcem a zpracovatelem

5. Bezpečnostní opatření

Pro ochranu osobních údajů jsou zavedena vhodná technická a organizační opatření dle čl. 32 GDPR, zejména:

• Pseudonymizace a šifrování osobních údajů při ukládání (AES-256)
• Zabezpečený přístup k aplikaci prostřednictvím HTTPS a autentizace heslem
• Přístupová oprávnění řízena na principu nejmenšího privilegia
• Trvalá důvěrnost, integrita, dostupnost a odolnost systémů zpracování
• Pravidelné testování a hodnocení účinnosti zavedených opatření

6. Předávání do třetích zemí

Zpracování osobních údajů probíhá primárně na serverech v Evropské unii. V rámci poskytování služby může docházet k předávání osobních údajů do třetích zemí (zejména USA) subdodavatelům zajišťujícím provoz infrastruktury a AI služeb.

Předávání je prováděno na základě standardních smluvních doložek přijatých Evropskou komisí (čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR) dle rozhodnutí Komise 2021/914, případně jiného vhodného nástroje pro předání dle čl. 46 GDPR. Data zadaná prostřednictvím API nejsou využívána pro trénování ani vývoj AI modelů.

7. Práva subjektů údajů

Jako subjekt údajů máte dle GDPR následující práva:

• Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR)
• Právo na opravu nepřesných osobních údajů (čl. 16 GDPR)
• Právo na výmaz osobních údajů (čl. 17 GDPR)
• Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR)
• Právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 GDPR)

Oprávněná žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, nejpozději do 5 pracovních dní od obdržení.

8. Doba zpracování

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu mezi správcem a zpracovatelem. Po ukončení poskytování služby budou osobní údaje dle volby správce vymazány nebo vráceny, a to do 30 dní od ukončení smlouvy.

9. Kontakt

V případě dotazů ohledně zpracování osobních údajů nás neváhejte kontaktovat na info@zastupitelstva.cz nebo prostřednictvím naší kontaktní stránky.